Quelles sont les données traitées ?
Dans le cadre de votre candidature aux élections mutualistes organisées par MLOZ Insurance au mois de mai 2022, MLOZ Insurance sera amenée à traiter les données à caractère personnel suivantes :
- données d’identification (nom, prénom, adresse postale), caractéristiques personnelles (date de naissance), données d’affiliation à la mutualité (numéro d’affiliation, statut titulaire ou personne à charge, en ordre de cotisation ou non)
- ainsi que le numéro de registre national
Quelles sont nos sources d’informations ?
Les données qui vous concernent proviennent :
- de vous-même ou de toute personne mandatée par vos soins dans le cadre de votre candidature
- de votre mutualité (en ce qui concerne votre statut d’affiliation)
Vos données sont-elles traitées de manière sûre ?
Toutes ces données sont traitées par du personnel habilité, soumis contractuellement à une obligation de confidentialité et au secret professionnel. Des mesures de sécurité sont par ailleurs mises en place en vue de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données.
A quelles fins vos données sont-elles traitées et sur quelle(s) base(s) ?
Vos données sont collectées et traitées aux différentes fins et bases légitimes listées ci-après.
- Sur la base de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités
- Sur la base des statuts de la SMA MLOZ Insurance (article 15)
- Sur la base de l’AR du 7 juillet 2021 portant exécution des articles 2, § 3, alinéa 2, 14, § 3, et 19, alinéas 3 et 4, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, en ce qui concerne la société mutualiste visée à l'article 70, § 6, de cette même loi
- Sur la base de votre consentement (puisque les candidatures sont volontaires)
A qui vos données peuvent-elles être communiquées ?
Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées :
- à vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur…) en possession d’un mandat, directement ou par l’intermédiaire d’un professionnel des soins de santé de votre choix, et ce à votre demande ;
- à votre mutualité pour vérifier que vous êtes bien en ordre de cotisation (condition d’éligibilité prévue à l’article 6 de l’AR du 7 juillet 2021 portant exécution des articles 2, § 3, alinéa 2, 14, § 3, et 19, alinéas 3 et 4, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, en ce qui concerne la société mutualiste visée à l'article 70, § 6, de cette même loi et aux statuts de MLOZ Insurance) ;
- à nos sous-traitants, pour la réalisation des missions que nous leur avons confiées ;
- à l’Office de Contrôle des Mutualités et autres instances légales habilitées dans le cadre de leurs missions légales de contrôle des activités de la SMA MLOZ Insurance ;
- à tout tiers dûment autorisé (loi, contrat, autorisation, consentement).
Qui sont nos sous-traitants ?
La SMA MLOZ Insurance fait appel aux sous-traitants suivants :
- l’asbl Mutual IT qui est notre fournisseur informatique
- la Mutualité Libre à laquelle vous êtes affilié et qui intervient en tant qu’agent (intermédiaire) pour la gestion de vos contrats
- des sociétés de gestion de certains courriers et de digitalisation de vos documents
- au prestataire responsable de la plateforme de la gestion des élections mutualistes en format électronique
La SMA MLOZ Insurance s’assure auprès de chacun de ses sous-traitants que ceux-ci disposent de mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour répondre aux exigences légales en matière de traitement des données.
Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?
Vos données ne seront pas transférées vers des pays en dehors de l’EEE sauf si vous en faites expressément la demande.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Vos données sont conservées depuis votre candidature jusqu’à 6 mois après la mise en place de l’Assemblée Générale, sauf en cas de contestation ou d’action en justice auquel cas nous conservons les données et documents nécessaires à la procédure pour toute la durée de celle-ci.
Quels sont vos droits ?
Vous avez le droit d’accéder aux données que nous traitons et qui vous concernent et de savoir, pour chacune d’elles, la manière dont elles sont traitées et à quelles fins. En outre, pour autant que l’exercice de ces droits n’entre pas en contradiction avec les obligations légales (notamment de conservation) auxquelles est soumise la SMA MLOZ Insurance, vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète, de demander la suppression de tout ou partie de celles-ci, de vous opposer à leur traitement, de limiter leur traitement et de ne pas être soumis à une décision automatisée, en ce compris le profilage.
Pouvez-vous retirer votre consentement ?
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification. Dans ce cas, les traitements reposant sur cette base ne pourront plus être effectués, ce qui pourrait avoir un impact sur votre candidature.
MLOZ Insurance est néanmoins tenue légalement de gérer des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution de ses propres obligations légales.
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer l’un ou plusieurs de vos droits, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne qui est à votre disposition sur le site de la SMA MLOZ Insurance (Effectuer une demande liée à la protection de la vie privée) ou nous adresser une demande écrite, datée et signée, à l’adresse suivante : MLOZ Insurance - DPO - Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles, en y annexant une copie recto verso de votre carte d’identité.
Votre demande sera traitée dans les trente jours de son introduction. En fonction de la complexité des demandes et du nombre de celles-ci, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire. L’intervention effectuée par la SMA MLOZ Insurance sur la base de cette demande vous sera notifiée par e-mail ou par courrier selon le support que vous aurez choisi. De même, tout refus d’intervention sera motivé.
En outre, la demande d’exercice de l’un ou de plusieurs de vos droits sera communiquée, lorsque cela est nécessaire, aux sous-traitants à qui les données à caractère personnel concernées par la demande ont été communiquées.
En cas de désaccord avec un traitement ou avec un refus de notre part d’accéder à une demande d’exercice de l’un de vos droits, vous avez toujours la possibilité de contacter l’Autorité de protection des données, sise rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ou via le site www.autoriteprotectiondonnees.be.
Adaptation du disclaimer
Ce disclaimer peut être adapté au fil du temps, notamment en cas de nouveaux traitements. Nous vous invitons donc à consulter la dernière version de notre disclaimer sur notre site web.
Version janvier 2023.