Disclaimer MLOZ Insurance

Quelles sont les données traitées ?

En fonction des services auxquels vous avez souscrit, la SMA MLOZ Insurance peut traiter les données à caractère personnel suivantes :

données d’identification et financières, habitudes de consommation et de vie, caractéristiques personnelles, composition de ménage, affiliations (mutualité passée, actuelle et future), assureur précédent (données « A »)
ainsi que les données particulières suivantes :
- numéro de registre national (données « B »)
- et des données relatives à la santé, à savoir
  1. les données médico-administratives notamment reprises dans les factures et les attestations de soin donnés vous concernant que les prestataires de soins ont émises (données « C.1 »)
  2. et les données médicales (données « C.2 »).

Quelles sont nos sources d'informations ?

Les données qui vous concernent proviennent :

essentiellement de vous-même, de votre représentant légal ou de toute personne mandatée par vos soins ;
de votre mutualité ou de l’Union Nationale des Mutualités Libres, pour la gestion de votre affiliation ou vos indemnisations ;
de votre précédente mutualité ou de votre précédent assureur en cas de mutation ;
des prestataires ou dispensateurs de soins que vous avez consultés ;
d’autres compagnies d’assurance en cas de concours d’assurance, de coassurance ou de récupération des débours ;
de nos sous-traitants, le cas échéant.

Vos données sont-elles traitées de manière sûre ?

Toutes ces données sont traitées par du personnel habilité contractuellement soumis à une obligation de confidentialité et au secret professionnel fondé sur la loi. Des mesures de sécurité sont par ailleurs mises en place en vue de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données.

A quelles fins vos données sont-elles traitées et sur quelle(s) base(s) ?

Vos données sont collectées et traitées aux différentes fins et bases légitimes listées ci-après.

Base de licéité

Finalité

Données concernées

L’exécution du contrat d’assurance auquel vous avez souscrit (en ce compris la phase précontractuelle et la gestion de la fin du contrat)

a. Gérer votre affiliation (en ce compris l’établissement d’une proposition d’assurance et l’analyse des conditions de souscription), vos demandes d’intervention et votre mutation vers un autre assureur ;

b. Mettre en œuvre les services prévus par le contrat (notamment les services d’assistance) ;

c. Gérer les plaintes relatives aux services fournis par MLOZ Insurance ou par ses mutualités (en tant qu’agents d’assurance).

Données A, B et C.2

Données A et C

Données A et C.1

Notre intérêt légitime

a. Proposer les produits d’assurance les plus adéquats en cas de mutation, afin notamment de vous assurer une continuité dans la couverture de vos risques ;

b. Gérer nos frais ;

c. Sélectionner les personnes avec lesquelles nous prendrons contact dans le cadre de nos enquêtes de satisfaction nous permettant d’évaluer et analyser l’adéquation des produits d’assurance proposés par la SMA MLOZ Insurance avec vos besoins actuels ou futurs.

Données A

Données A et C.1

Données A

Votre consentement

a. Dans le cadre de votre affiliation (pour les produits d’assurance qui prévoient un questionnaire médical) et de vos demandes d’intervention ;

b. Dans le cadre de votre participation à nos enquêtes de satisfaction nous permettant d’évaluer et analyser l’adéquation des produits d’assurance proposés par la SMA MLOZ Insurance avec vos besoins actuels ou futurs ;

c. Pour optimaliser le montant des interventions sur la base de vos données liées à l’assurance obligatoire et à l’assurance complémentaire.

Données C.1 et C.2

Données A

Données A et C.1

Les obligations légales qui s’imposent à MLOZ Insurance notamment en tant qu’assureur vis-à-vis de l’Office de Contrôle des Mutualités

Parmi les obligations légales on peut notamment retrouver :

la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance,
les Circulaires de la Banque Nationale de Belgique, etc.;
la loi relative aux assurances du 4 avril 2014,
la Directive sur la distribution d’assurances (IDD),
AssurMiFID,
etc.

Les finalités découlant des obligations légales de MLOZ Insurance en tant qu’assureur sont notamment les suivantes :

a. réaliser des audits et contrôles afin d’améliorer la qualité de nos services et proposer de meilleurs services/produits à nos assurés pour promouvoir leur bien-être physique, psychique et social ;

b. détecter et réprimer les erreurs ou fraudes dans votre chef ou celui du prestataire/dispensateur de soins que vous avez consulté ;

c. répondre aux questions des autorités de contrôle (telles que l’OCM), de l’Ombudsman des Assurances, etc.;

Données A

Données A et C.1

Données A et C.1 (le cas échéant)

A qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées :

à vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur…) en possession d’un mandat, directement ou par l’intermédiaire d’un professionnel des soins de santé de votre choix, et ce à votre demande ;
à vos professionnels des soins de santé, à votre demande ;
à votre mutualité pour l’exécution du contrat d’assurance en tant qu’agent (intermédiaire) de la SMA MLOZ Insurance ;
à nos sous-traitants, pour la réalisation des missions que nous leur avons confiées ;
à l’Office de Contrôle des Mutualités et autres instances légales habilitées dans le cadre de leurs missions légales de contrôle des activités de la SMA MLOZ Insurance ;
à notre réviseur d’entreprise et aux auditeurs externes auxquels notre service d’audit interne aurait recours dans le cadre de sa mission ponctuelle, tous tenus par une obligation de confidentialité ;
au gestionnaire des plaintes (Complaints Manager) de MLOZ Insurance, à celui de la mutualité concernée par la plainte, et à l’ombudsman des assurances dans le cadre du traitement des plaintes ;
à tout tiers dûment autorisé (loi, contrat, autorisation, consentement) ;
aux professionnels de la santé/dispensateurs de soins/prestataires de soins que vous avez consultés afin de procéder à des vérifications ;
à d’autres compagnies d’assurance en cas de concours, de coassurance ou de récupération de débours en cas de responsabilité d’un tiers dans la survenance du sinistre ;
à d’autres mutualités notamment en cas de mutation ou de transfert de votre dossier.

Qui sont nos sous-traitants ?

La SMA MLOZ Insurance fait principalement appel aux sous-traitants suivants : l’asbl Mutual IT qui est notre fournisseur informatique, l’Union Nationale des Mutualités Libres qui assume certaines fonctions de support pour la SMA MLOZ Insurance, la Mutualité Libre à la quelle vous êtes affilié et qui intervient en tant qu’agent (intermédiaire) pour la gestion de vos contrats, et la société chargée de la fonction actuarielle pour le compte de la SMA MLOZ Insurance. De manière moins récurrente, la SMA MLOZ Insurance fait appel aux sous-traitants suivants : l’assistance en Belgique pour certains problèmes de santé (notamment garde-malade après hospitalisation, garde d’enfants à domicile, aide et soins à domicile), des sociétés de recouvrement, des avocats ou huissiers de justice en cas de contentieux avec un assuré, des sociétés de gestion de certains courriers et de digitalisation de vos documents. En outre, il est important de préciser que la SMA MLOZ Insurance s’assure auprès de chacun de ses sous-traitants que ceux-ci disposent de mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour répondre aux exigences légales en matière de traitement des données.

Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?

Vos données ne seront pas transférées vers des pays en dehors de l’EEE sauf si vous en faites expressément la demande.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées depuis votre premier contact en vue de contracter avec la SMA MLOZ Insurance jusqu’à 10 ans après la fin de votre contrat d’assurance, et ce quelle que soit la raison de la rupture du lien contractuel, sauf

en cas d’action en justice auquel cas nous conservons les données et documents nécessaires à la procédure pour toute la durée de celle-ci.
si vous ne finalisez pas votre souscription à l’un de nos produits, auquel cas les données traitées dans le cadre de ce début de souscription sont conservées pendant 6 mois. Les données traitées dans le cadre de votre souscription effective à d’autres produits seront conservées conformément au premier alinéa.

Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit d’accéder aux données que nous traitons et qui vous concernent et de savoir, pour chacune d’elles, la manière dont elles sont traitées et à quelles fins. En outre, pour autant que l’exercice de ces droits n’entre pas en contradiction avec les obligations légales (notamment de conservation) auxquelles est soumise la SMA MLOZ Insurance ou que celui-ci n’empêche pas l’exécution du ou des contrats d’assurance auxquels vous avez souscrit, vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète, de demander la suppression de tout ou partie de celles-ci, de vous opposer à leur traitement, de transférer vos données vers un autre opérateur, de limiter leur traitement et de ne pas être soumis à une décision automatisée, en ce compris le profilage.

Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification. Dans ce cas, les traitements reposant sur cette base ne pourront plus être effectués, ce qui pourrait avoir un impact sur la bonne exécution de votre contrat.

MLOZ Insurance est néanmoins tenue légalement de gérer des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution de ses propres obligations légales.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l’un ou plusieurs de vos droits, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne qui est à votre disposition sur le site de la SMA MLOZ Insurance (Effectuer une demande liée à la protection de la vie privée) ou nous adresser une demande écrite, datée et signée à l’adresse suivante : MLOZ Insurance - DPO - Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles, en y annexant une copie recto verso de votre carte d’identité.

Votre demande sera traitée dans les 30 jours de son introduction. En fonction de la complexité des demandes et du nombre de celles-ci, ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires si nécessaire. L’intervention effectuée par la SMA MLOZ Insurance sur la base de cette demande vous sera notifiée par e-mail ou par courrier selon le support que vous aurez choisi. De même, tout refus d’intervention sera motivé.

En outre, la demande d’exercice de l’un ou de plusieurs de vos droits sera communiquée, lorsque cela est nécessaire, aux sous-traitants à qui les données à caractère personnel concernées par la demande ont été communiquées.

En cas de désaccord avec un traitement ou avec un refus de notre part d’accéder à une demande d’exercice de l’un de vos droits, vous avez toujours la possibilité de contacter l’Autorité de protection des données, sise rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ou via le site www.autoriteprotectiondonnees.be.

Faites-vous l'objet de décisions automatisées, en ce compris du profilage ?

Vous faites l’objet d’une décision automatisée dans le cas suivant :

Désaffiliation automatique dans le cas de mauvais payeur : votre dossier de membre sera automatiquement clôturé en cas de non-paiement des primes après l'envoi d'une mise en demeure par recommandé.

Dans le cadre de cette décision, vous pouvez demander à ce qu’une personne humaine intervienne, notamment afin d’obtenir un réexamen de votre situation, d’exprimer votre propre point de vue, d'obtenir une explication sur la décision prise ou de contester celle-ci décision.

Adaptation de ce disclaimer privacy

Ce disclaimer peut être adapté au fil du temps, notamment en cas de nouveaux traitements. Nous vous invitons donc à consulter la dernière version de notre disclaimer sur notre site web.

Disclaimer SMA - Version janvier 2023