Disclaimer Société mutualiste régionale des Mutualités Libres pour la région wallonne (SMRW)

Responsable du traitement

La Société mutualiste régionale des Mutualités Libres pour la région wallonne (ci-après dénommée "SMRW") dont le numéro d’entreprise est 0713.671.461 et dont le siège se trouve Route de Lennik 788A à 1070 Bruxelles, agit en tant que responsable du traitement pour les données dans le cadre de l’assurance obligatoire régionale wallonne.
Conformément au Règlement Européen du 27 avril 2016 sur la Protection des Données (« RGPD »), la SMRW a nommé un délégué à la protection des données. Celui-ci est joignable par e-mail à l’adresse suivante : privacy@mloz.be, via notre formulaire (https://www.mloz.be/fr/privacy_form) ou via courrier adressé à Société Mutualiste Régionale wallonne des Mutualités Libres – DPO - Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles.

Quelles sont les données traitées ?

En fonction des finalités poursuivies, la SMRW peut traiter les données à caractère personnel suivantes, que celles-ci concernent une personne affiliée chez elle, ses prestataires de soins ou des tiers :

1/ Données relative à la personne affiliée à la SMRW

Données d’identification, particularités financières (ex : numéro de compte, revenus/patrimoine et nombre de personnes à charge), caractéristique personnelles (sexe, âge), composition de ménage, données mutualistes (affiliation – passée, présente et future - à une mutualité, remboursements en soins de santé, statut mutualiste, …), affiliation mutualiste (mutualité passée, actuelle et future), profession et emploi, données judiciaires (séjour actuel dans un établissement pénitencier), Existence d’un représentant légal et statut de la protection (ex : tuteur, curateur, administrateur de biens ou de personne)
ainsi que les données particulières suivantes :
- numéro de registre national
- et données relatives à la santé, à savoir
  - les données médico-administratives notamment reprises dans les factures et les attestations de soin donnés vous concernant que les prestataires de soins ont émises
  - et les données médicales telles que l’échelle de Katz, des rapports médicaux, des attestation de consultation, un certificat d’incapacité de travail, un trajet de soins, un séjour hospitalier ou en institution)

2/ Données relatives aux prestataires de soins

données d’identification, données financières (numéro de compte, montants de la prestation) et numéro INAMI éventuel

3/ Données relatives à d’autres tiers (membres de la famille, représentants légaux)

données d’identification, particularité financière (si nécessaire pour l’élaboration du revenu du ménage)
Les données à caractère médical sont recueillies et traitées sous la surveillance et la responsabilité du Médecin-conseil responsable pour la SMRW.

A quelles fins vos données sont elles traitées et sur quelle(s) base(s) ?

Les missions et activités de la SMRW sont organisées par les règlementations suivantes (traitements sur la base d’obligations légales et de missions d’intérêt public) :

La Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités – articles 3, 7 et 43bis
Le Décret du 8 novembre 2018 relatif aux organismes assureurs et portant modification du Code wallon de l'Action sociale et de la Santé
L’Arrêté du Gouvernement wallon du 21 décembre 2018 portant modification du Code de règlementation wallon de l’Action sociale et de la Santé en vue de la reconnaissance des organismes assureurs, publié au moniteur du 6 février 2019.
Le Décret du 1er octobre 2020 relatif à l'allocation pour l'aide aux personnes âgées (APA) et portant modification du Code wallon de l'Action sociale et de la Santé
L’Arrêté du Gouvernement wallon du 10 décembre 2020 relatif à l’allocation pour l’aide aux personnes âgées (APA) portant modification du Code règlementaire wallon de l’Action Sociale et de la santé.
Et L’article 2 de l’Arrêté du Gouvernement wallon du 15 juin 2023 en introduisant un article 10/69 au Code réglementaire wallon de l'Action sociale et de la Santé en ce qui concerne les prestations de prévention des maladies et de soutien en cas d'épidémie des sociétés mutualistes régionales wallonnes reconnues.

Certaines de vos données peuvent être traitées sur la base de votre consentement notamment en ce qui concerne l’échange de données médicales avec votre médecin traitant ou avec l’Union Nationale des Mutualités Libres.
Dans ce cadre, la SMRW peut être amenée à traiter vos données pour les principales finalités suivantes :

La gestion de votre affiliation à la SMRW
La gestion de vos droits, que ce soit en tant que Titulaire ou personne à charge, à une intervention de la SMRW dans le cadre de l’assurance obligatoire régionalisée (notamment dans le cadre de l’APA), en ce compris
- l’examen des demandes et des prises de décisions à ce sujet, notamment les accords médecins-conseils
- le paiement de celle-ci
le respect par la SMRW de ses obligations légales en tant qu’organisme assureur régional wallon vis-à-vis de l’Office de Contrôle des Mutualités, et de l’AViQ, notamment par l’élaboration de rapports à leur destination
la gestion du contentieux, avec vous, concernant votre dossier (récupération d’indu notamment) ou avec l’AViQ
la gestion des plaintes et la répression de la fraude
l’information vers ses affiliés notamment en matière de médecine préventive et l’accompagnement proactifs ou non, de ceux-ci, pour promouvoir leur bien-être physique, psychique et social.
En outre, toutes les informations relatives au traitement de données dans le cadre de l’APA se retrouvent ici : https://www.wal-protect.be/confidentiality-policy.

Quelles sont nos sources d’informations ?

Les données qui vous concernent proviennent essentiellement :

de vous-même, de votre représentant légal ou de toute personne mandatée par vos soins
de votre mutualité, pour la gestion de votre affiliation ou vos indemnisations
de l’Union Nationale des Mutualités Libres
de votre précédente SMRW en cas de mutation
des prestataires de soins (hôpitaux, médecins, …) que vous avez consultés,
de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale et toute autre administration publique active en matière de sécurité sociale
du registre national, du SPF Finances et du Service fédéral des pensions
de l’AViQ

Vos données sont-elles traitées de manière sûre ?

Toutes ces données sont traitées par du personnel habilité contractuellement soumis à une obligation de confidentialité et au secret professionnel fondé sur la loi. Des mesures de sécurité sont par ailleurs mises en place en vue de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données.

A qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées :

à vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur, …) en possession d’un mandat, directement ou par l’intermédiaire d’un professionnel des soins de santé de votre choix, et ce à votre demande
à vos prestataires de soins de santé, à votre demande
à votre mutualité ou à l’Union Nationale des Mutualités Libres dans la mesure où l’échange de données est nécessaires et vous y avez consenti le cas échéant.
aux organismes de sécurité sociale : (notamment au Collège intermutualiste national, à la Banque Carrefour de sécurité sociale)
à l’Office de Contrôle des Mutualités et à l’AViQ dans le cadre de leurs missions légales de contrôle
à notre Réviseur d’entreprise, à nos auditeurs externes, tous tenus par une obligation de confidentialité
à nos avocats et à la Justice en cas de contentieux
à toute institution en vue de vous octroyer un avantage si vous bénéficiez d’un statut privilégié
à un tiers dûment autorisé par la loi, par un contrat, par une délibération ou autorisation (Comité de sécurité de l’information ou Registre national) ou sur la base de votre consentement notamment dans le cadre des actions de préventions
à vos créanciers et leurs huissiers dans le cadre de la procédure d’exécution
à nos sous-traitants chargés de traitements définis la SMRW

Qui sont nos sous-traitants ?

La SMRW fait principalement appel aux sous-traitants suivants :

à des prestataires de services informatiques dont un est mutualisé avec les autres SMRW dans le cadre de l’APA (https://www.wal-protect.be/confidentiality-policy.)
à ses mutualités (Helan, Partenamut et Freie Krankenkasse)
à une société chargée d’imprimer ses courriers
à des entreprises de transport et de gestion de ses courrier

Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?

Vos données peuvent être transférées à l’étranger si cela est :

prévu dans le cadre de la protection sociale wallonne
nécessaire à l'exécution des mesures préalables à la conclusion du contrat, prises à votre demande
nécessaire à la sauvegarde de votre intérêt vital
si vous y avez consenti de manière explicite.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données d’identification sont conservées depuis votre inscription à la SMRW jusqu’à votre mutation pour une mutualité autre qu’une mutualité libre, votre décès ou votre départ à l’étranger.
De manière générale, vos données sont conservées pendant 3 à 30 ans en fonction des obligations légales qui s’imposent à la SMRW et aux directives qu’elle reçoit en la matière (notamment de l’AViQ). Si la loi ne prévoit pas de délai, les données seront conservées pendant la durée que la SMRW estime nécessaire pour l’exécution efficace de l’assurance obligatoire régionale.

Quel sont vos droits ?

Vous avez le droit d’accéder aux données que nous traitons et qui vous concernent et de savoir, pour chacune d’elles, la manière dont elles sont traitées et à quelles fins. En outre, pour autant que l’exercice de ces droits n’entre pas en contradiction avec les obligations légales (notamment de conservation) auxquelles est soumise la SMRW ou que celui-ci n’empêche pas l’exécution du ou des contrats d’assurance auxquels vous avez souscrit, vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète, de demander la suppression de tout ou partie de celles-ci, de vous opposer à leur traitement, de transférer vos données vers un autre opérateur, de limiter leur traitement et de ne pas être soumis à une décision automatisée, en ce compris le profilage.

Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Dans l’hypothèse où le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l’un ou plusieurs de vos droits, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne qui est à votre disposition sur ici : Effectuer une demande liée à la protection de la vie privée | MLOZ ou nous adresser une demande écrite, datée et signée à l’adresse suivante : SMRW des Mutualités Libres - DPO - Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles (une copie de votre carte d’identité pourra vous être demandée si cela s’avère nécessaire pour le traitement de votre demande).
Votre demande sera traitée dans les 30 jours de son introduction. En fonction de la complexité des demandes et du nombre de celles-ci, ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires si nécessaire. L’intervention effectuée par la SMA MLOZ Insurance sur la base de cette demande vous sera notifiée par e-mail ou par courrier selon le support que vous aurez choisi. De même, tout refus d’intervention sera motivé.
En outre, la demande d’exercice de l’un ou de plusieurs de vos droits sera communiquée, lorsque cela est nécessaire, aux sous-traitants à qui les données à caractère personnel concernées par la demande ont été communiquées.
En cas de désaccord avec un traitement ou avec un refus de notre part d’accéder à une demande d’exercice de l’un de vos droits, vous avez toujours la possibilité de contacter l’Autorité de protection des données, sise rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ou via le site www.autoriteprotectiondonnees.be.

Adaptation de ce disclaimer privacy

Ce disclaimer peut être adapté au fil du temps, notamment en cas de nouveaux traitements. Nous vous invitons donc à consulter la dernière version de notre disclaimer sur notre site web.

- Version du mois de juin 2024 –